Gérer ses candidatures

La prise de référence est une étape du processus de recrutement qui permet de vérifier les informations transmises par le candidat. Quelles sont les bonnes pratiques pour mener à bien une prise de référence ?

Prise de référence : Définition et bonnes pratiques

 

La prise de référence, qu’est-ce c’est ?

La prise de référence, ou contrôle de référence, est une méthode complémentaire très utilisée par les recruteurs. Elle permet de l’aiguiller dans sa prise de décision. Concrètement, elle consiste à vérifier les précédentes expériences du candidats auprès des anciens employeurs ou des anciens formateurs. Cela peut être des questions relatives aux missions effectuées, à la personnalité du candidat, à la durée d’une expérience, à la raison du départ ou au diplôme obtenu.

 

Quelle utilité pour les recruteurs ?

La prise de référence permet de vérifier les informations transmises par le candidat, soit à travers son CV ou lors d’un entretien. Elle permet au recruteur de confronter le discours du candidat avec celui de l’employeur ou du manager. Tant pour le recruteur que pour le candidat, il faut considérer la prise de référence comme un outil qui sert à sécuriser le recrutement et valider l’impression laissée par le candidat.

A travers la prise de référence, on contrôle la véracité des informations transmises :

  • Les missions effectuées dans une entreprise
  • Les compétences constatées pendant l’expérience
  • La durée d’une expérience professionnelle
  • La personnalité du candidat, ses points forts et ses points faibles
  • La raison du départ de l’entreprise (fin de contrat, autre projet, autre raison ?)
  • Valider l’obtention d’un diplôme ou d’une certification

 

Que dit la loi sur la prise de référence ?

La prise de référence s’inscrit dans un cadre légal. En effet, selon l’article L. 1221-8-et L.1221-9 du Code du travail, « tout employeur souhaitant s’enquérir des références d’un candidat doit préalablement lui demander l’autorisation ». Cela signifie que le recruteur a l’obligation de demander un accord écrit au candidat. Cet accord écrit doit contenir les informations suivantes :

  • Le candidat autorise le contrôle de référence et vous autorise donc à contacter ses anciens employeurs et il doit indiquer qu’il renonce à la confidentialité de ses renseignements.
  • Le postulant doit mentionner les coordonnées de ses anciens employeurs : Nom de l’entreprise, personne à contacter, fonction occupée, numéro de téléphone ou adresse e-mail.
  • La durée de validité de cet accord.
  • Le nom, prénom et la signature du candidat accompagné de la date de signature.

En ce qui concerne les sujets abordés entre le recruteur et l’ancien employeur, les questions doivent rester d’ordre professionnelles. Aucune question d’ordre privée ne doit être abordée.

 

A quelle fréquence est-elle utilisée ?

En France, la prise de référence n’est pas systématique à l’exception des cabinets de recrutement. Plusieurs facteurs expliquent cela. La prise de référence demande du temps et peut devenir chronophage. Il faut attendre l’autorisation écrite de chaque candidat, contacter chaque employeur pour définir un rendez-vous téléphonique, faire la prise de référence et résumer l’échange. Automatiser certaines tâches peuvent rendre la prise de référence plus facile à mettre en place. Vous pouvez, par exemple, automatiser depuis un logiciel de gestion des candidatures l’envoi de l’accord écrit ainsi que la programmation du rendez-vous téléphonique.

Le contrôle de référence étant cadrée légalement, les recruteurs ont peur de dépasser le cadre légal. Dans ce sens, il est utile d’élaborer différents modèles pour ne pas dépasser ce cadre. Vous pouvez donc préparer le modèle d’accord écrit à remplir par le candidat et la liste des questions à poser lors de la prise de référence.

La prise de référence selon la grande étude RegionsJob de 2015

 

A quelle étape du processus de recrutement doit-elle être effectuée ? 

Il est important de garder en mémoire que la prise de référence vous permet de sécuriser le recrutement. Elle n’intervient pas dans le but de piéger un candidat. L’objectif est de valider les informations d’un candidat que l’on souhaite engager.

La prise de référence s’effectue en général entre le premier contact avec le candidat et avant le dernier entretien. Vous pourrez valider certaines informations mais également certaines zones d’ombres à éclaircir avec le candidat. C’est à l’occasion d’un dernier entretien que vous pourrez aborder ces différents points avec le candidats.

 

Les étapes pour réussir sa prise de référence

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