Ressources

L’objectif premier d’un logiciel de recrutement est de regrouper, sur une même interface, l’ensemble des tâches à réaliser pour recruter. Ainsi, il doit reprendre toutes les étapes du processus de recrutement. Et ce, de la création d’une offre à l’embauche du salarié, en passant par la mise en place d’une page carrière.

Personne travaillant sur un logiciel de recrutement

 

Pourquoi un logiciel de recrutement doit s’adapter à toutes les situations ?

Le recrutement n’est pas une science exacte. Chaque secteur d’activité, chaque entreprise, chaque recruteur a des processus différents et propres à chacun. Il en va de même pour les postes que l’on recrute. Allez-vous recruter de la même manière un assistant administratif qu’un Directeur ? Non, bien sûr ! 

La plupart du temps, les recruteurs tentent de s’adapter aux postes et aux candidats qu’ils recherchent. Le but est d’offrir la meilleure expérience possible aux candidats. Mais pas que ! Un processus de recrutement trop long peut faire fuir les candidats chez vos concurrents et donner une mauvaise image de l’entreprise. Une image « pas dynamique ».

En revanche, un processus de recrutement trop court augmente le risque d’erreur de recrutement et peut coûter cher à l’entreprise. Pour trouver le juste milieu et avoir le processus de recrutement le plus pertinent pour chaque offre, il vous faut être à l’écoute des besoins du poste et de vos candidats. 

  • Un poste pénurique ? Privilégiez un processus court avec peu d’étapes.
  • Vous recherchez avant tout des compétences techniques ? Essayez la mise en situation ou le test de compétences pour valider les acquis du candidat.
  • Pour un profil qui mêle les compétences techniques et humaines, prenez le temps de rencontrer le candidat. N’hésitez pas également à le mettre en situation, lui faire visiter l’entreprise, rencontrer l’équipe et la Direction. 

Généralement, le processus de recrutement est défini par les Ressources Humaines. Le personnaliser sur votre logiciel de recrutement vous permet d’avoir une vision claire sur l’avancement des recrutements et des prochaines étapes. C’est également un fil conducteur qui peut aider les managers à y voir clair sur les étapes à venir. 

 

Adapter son processus de recrutement en fonction du type de poste

On vous le disait précédemment, il est nécessaire de personnaliser le processus de recrutement selon vos postes. Le but est bien de s’adapter aux objectifs du poste et aux candidats recherchés. La difficulté à trouver le bon candidat pour le poste entre aussi en compte. 

Prenons l’exemple d’un Chauffeur Poids-Lourd, d’un Développeur web, d’un Chargé de communication et d’un Directeur. 

  • Chauffeur Poids-Lourd : C’est un poste pénurique. Il y a plus d’entreprises qui en recrute que de candidats à postuler.
    Exemple de processus : Nouveau candidat > À contacter > Entretien téléphonique > Offre > Engagé
    Généralement, les entreprises vont contacter rapidement le candidat et lui proposer de faire un essai. C’est à la suite de cet essai en entreprise que le candidat sera engagé ou non.

 

  • Développeur web : Ce poste nécessite de nombreuses compétences techniques à valider lors du processus de recrutement.
    Exemple de processus : Nouveau candidat > Pré-sélection téléphonique > Test de compétences > Entretien > Offre > Engagé
    Pour un développeur, on va davantage se concentrer sur les langages qu’il maîtrise. Un test de compétences peut ainsi être demandé aux candidats. Cela peut également passer par une mise en situation pour visualiser la méthode de travail et la maîtrise du langage. Ces mises en situation sont souvent étudiées par les managers ou les pairs du développeur.

 

  • Chargé de communication : C’est un poste avec un fort volume de candidats. Il mêle des compétences techniques et humaines qu’il convient de valider par le recruteur.
    Exemple de processus : Nouveau candidat > Pré-sélection téléphonique > 1er entretien > Mise en situation > 2ème entretien > Offre > Engagé
    La volumétrie de candidats pour ce poste nécessite de faire une pré-sélection dès le formulaire de candidature. Pour cela, on peut demander davantage d’informations aux candidats. Par exemple, demandez quelques unes des ses réalisations, ses motivations, les outils qu’il maîtrise. Ensuite, on peut utiliser des outils de vidéos différé tels que Visiotalent, pour pré-sélectionner les candidats.

 

  • Directeur : Le processus est souvent assez long pour ce type de poste. Il nécessite plusieurs rencontres et de bien valider les compétences du candidat.
    Exemple de processus : Nouveau candidat > Pré-sélection téléphonique > Test de compétences > 1er entretien > Mise en situation > 2ème entretien > Entretien Direction > Offre > Engagé
    Comme pour le chargé de communication, vous pouvez utiliser un outil de vidéo différé pour pré-sélectionner un candidat. L’objectif ici est de valider les compétences du futur Directeur, tout en découvrant sa personnalité . Ainsi, on évite les erreurs de recrutement qui peuvent coûter très cher à l’entreprise. 

 

Comment adapter un logiciel de recrutement en fonction de ses processus de recrutement ?

Pour adapter complètement un logiciel de recrutement à vos processus de recrutement, celui-ci doit pouvoir : 

 

1/ Personnaliser les processus de recrutement

Tout d’abord, vous devez avoir un processus de recrutement par défaut, qui sera automatiquement ajouté à chacune de vos offres. Celui-ci doit reprendre les étapes les plus courantes de vos processus. 

Ensuite, votre logiciel de recrutement doit vous permettre de créer des processus de recrutement, selon vos besoins. Il est important de pouvoir modifier le nom des étapes, mais également le nombre d’étapes selon vos besoins. 

 

2/ Adapter le processus de recrutement à chaque offre créée sur le logiciel de recrutement

Personnaliser les processus, c’est bien. L’objectif est avant tout de pouvoir associer le processus adapté à chaque offre d’emploi créée sur votre logiciel de recrutement. Cela vous permet d’avoir une vision claire sur les différentes étapes du recrutement et savoir où vous en êtes, à tout moment. Et ce, pour chacune de vos offres.

 

3/ Inviter ses managers sur une offre sans restriction de nombre

On vous le disait dans les mises en situation, certains postes nécessitent l’intervention des managers au cours du processus. Dans le cas du recrutement d’un développeur web, le test de compétences ou la mise en situation sont consultés par le manager ou les pairs. 

Généralement, l’intégration des managers au processus de recrutement permet de gagner du temps et valider la sélection du recruteur. Cela rend le recrutement beaucoup plus collaboratif et limite les risques. Assurez-vous que votre logiciel de recrutement ne limite pas le nombre d’utilisateurs sur la plateforme. 

 

4/ Personnaliser le formulaire de candidature de chaque offre

Tout comme les étapes du recrutement, le formulaire de candidature doit être personnalisé et adapté aux exigences du poste. Reprenons nos exemples, le chauffeur routier que vous recrutez ne va pas postuler si vous lui demandez une lettre de motivation. Au contraire, demandez obligatoirement une lettre de motivation au chargé de communication. Sinon, vous êtes certain de passer vos 2 prochaines semaines à consulter toutes les candidatures reçues en masse pour l’offre.

 

5/ Ajouter des champs personnalisés aux fiches candidats

Dans la même veine, l’ajout de champs supplémentaires, sur la fiche du candidat, peut vous aider à voir les informations essentielles dont vous avez besoin (exemple : champ « Permis de conduire », « Certification », « Langue vivante », etc.). C’est un gain de temps dans le traitement des candidatures. Vous aurez également les informations importantes à portée de main.

 

6/ Personnaliser les e-mails envoyés aux candidats à partir de modèles pré-définis

Un logiciel de recrutement vous permet d’adapter la manière de dialoguer avec les candidats, selon les postes. Ainsi, vous pouvez choisir le canal le plus pertinent selon le poste (SMS, e-mail, téléphone). De plus, un logiciel de recrutement peut vous permettre de personnaliser l’e-mail d’accusé de réception. Vos candidats peuvent ainsi être informés de la prochaine étape. Par exemple, si vous organisez une réunion d’information, une visite de l’entreprise, un événement dédié à ce métier, l’e-mail pourra être personnalisé avec ces informations et être envoyé uniquement à ces candidats.

 

7/ Accéder aux statistiques de chaque offre à tout moment

L’analyse des statistiques sur le(s) processus de recrutement permet d’optimiser les étapes trop longues des processus. Ainsi, vous améliorez continuellement les étapes, le temps d’attente entre chaque étape et vous supprimez les étapes qui ne servent pas.

 

Pour résumer :

  • Adaptez votre processus de recrutement, en fonction des besoins du poste et de vos candidats.
  • Privilégiez un processus de recrutement court avec peu d’étapes, pour un poste pénurique.
  • Prenez le temps de personnaliser vos processus de recrutement selon vos postes, afin d’y voir plus clair dans l’avancement des recrutements et des prochaines étapes à venir. 
  • Gagnez du temps et privilégiez le recrutement collaboratif, en intégrant des managers dans vos processus de recrutement.
  • Enfin, informez vos candidats de la prochaine étape du processus de recrutement, en personnalisant les e-mails envoyés.

 

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