Gérer ses candidatures

On vous l’expliquait dans cet article, les viviers de candidatures sont très efficaces pour réduire les coûts et les délais de recrutement. Mais comment créer des viviers de candidatures efficaces ? On vous donne 5 conseils !

 

5 conseils pour créer un vivier de candidatures efficace

 

1. Organiser simplement ses viviers de candidatures

Comme toute base de données, il est nécessaire de pouvoir organiser ses viviers et les structurer pour s’y retrouver facilement. L’organisation est propre à chaque entreprise, selon ses besoins, ses postes et ses attentes.

Pour faciliter la mise en place de viviers et la recherche des candidatures, vous pouvez passer par un outil développé en interne ou une solution dédiée. Certains logiciels de recrutement incluent ce service qui peut vous faire gagner un temps précieux. Gardez en mémoire que le côté pratique doit toujours primer. L’objectif est de pouvoir rechercher facilement et rapidement un candidat lorsqu’un besoin en recrutement est exprimé.

 

 

2. Récolter des candidatures qualifiées

Les différentes sources de candidatures pour constituer un vivier

Pour constituer un vivier, il faut bien sûr récolter des candidatures qualifiées et intéressantes pour vos viviers. Pour cela, plusieurs moyens sont possibles :

  • Vous pouvez recevoir une candidature sur une offre à pourvoir, qui ne correspond pas à vos besoins actuels mais peut répondre à vos besoins futurs. Par exemple, un candidat avec des attentes salariales trop élevées pour le moment peut être un candidat potentiel futur.
  • Une candidature spontanée peut également être ajoutée à un vivier. Certains candidats n’attendent pas qu’un poste soit à pourvoir pour postuler. Gardez cette candidature dans vos viviers pour pouvoir le contacter au moment opportun.
  • Vos collaborateurs peuvent également coopter des personnes de leur réseau.
  • De plus en plus répandu pour certains postes, le sourcing constitue également une source de candidats potentiels à ajouter à vos viviers.
  • Participer à des événements est un moyen de rencontrer des candidats potentiels. Ils peuvent être variés : forum de recrutement, job dating, conférence, meet-up, afterwork spécifique à un métier, etc.

 

 

3. Structurer les candidatures pour créer un vivier efficace

Il est nécessaire d’avoir une organisation bien établie. Le temps passé à structurer les candidatures ajoutées aux viviers sera du temps gagné dans vos recherches par la suite.

En effet, vous allez devoir utiliser des mots clés pour rechercher les candidatures. Plusieurs types de mots-clés peuvent être utilisés : un métier, un domaine d’activité, une compétence spécifique, une localisation géographie, etc.

Personnellement, j’organise mes viviers par métier lorsque les besoins en recrutement sont importants (Commercial(e) par exemple). Lorsque les besoins sont moins importants, on peut également les organiser par domaine d’activité (Commerce par exemple).

Par la suite, j’ajoute au minimum 3 éléments sous forme de tag : Le métier recherché par le candidat, sa localisation géographique et ses compétences clés. L’ajout des compétences me permet de rechercher facilement le candidat idéal par rapport à mes besoins. Par exemple, si je recherche un(e) commercial(e) à Lyon qui sait utiliser le CRM Pipedrive, je peux rechercher dans le vivier « Commercial(e) », tous les candidats qui habitent à Lyon et qui savent utiliser ce CRM. En quelques clics, j’ai une liste de candidats potentiels. Il ne me reste plus qu’à les contacter !

Créer et gérer facilement un vivier de candidature

 

Si votre solution le permet, n’hésitez pas à laisser un commentaire lors de vos échanges avec le candidat. Ainsi, vous gardez une trace des informations transmises par le candidat, vos impressions ainsi que l’historique avec le candidat (entretien effectué, échange d’e-mails, relance du candidat). Dans tous les cas, n’oubliez pas que l’organisation de votre vivier se fait en amont. Il sera difficile de créer un vivier de candidatures efficace en partant tête baissée.

 

 

4. Animer son vivier de candidatures

Pour rester efficace, un vivier de candidatures doit être animé régulièrement. Vous pouvez pour cela leur envoyer une newsletter ou un e-mail personnalisé. Les objectifs sont importants :

  • Mettre à jour les informations du candidat : expériences et compétences acquises depuis votre dernier échange, reconversion éventuelle, attentes salariales, coordonnées.
  • Être autorisé à conserver les données du candidat. En effet, la RGPD impose aux recruteurs un temps de conservation des données maximum de 730 jours (2 ans). Lorsque ce délai expire, vous avez l’obligation de supprimer ou anonymiser ces données. Pour conserver le CV du candidat et les informations relatives, vous devez obtenir son consentement.
  • Maintenir le contact avec les candidats. L’objectif est qu’ils se souviennent de vous.

 

 

5. Respecter les obligations légales

  • Pour collecter les données personnelles d’un candidat, vous devez obtenir le consentement du candidat. Ce consentement peut être obtenu, par exemple, lors de la candidature spontanée ou à une offre.
  • La RGPD impose une durée maximum de 730 jours durant laquelle vous pouvez conserver ces données. Au delà, ces données doivent être anonymisées.
  • Les candidats ont la possibilité, à tout moment, de vous demander de supprimer ou anonymiser leurs données.
  • Toute base de données qui collecte les données personnelles d’individus doit être déclarée auprès de la CNIL.

 

 

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