Comment organiser un job dating à distance ?

Les recruteurs ne peuvent pas toujours rencontrer les candidats, que ce soit pour leur faire passer des entretiens d’embauche ou pour des tests de recrutement. En tant normal, le job dating est le moyen le plus efficace pour recruter rapidement et en masse. Mais comment faire quand il n’est pas possible de rencontrer physiquement les candidats ? La réponse est de détourner les outils disponibles sur le Web pour créer un job dating virtuel. On vous explique comment !

Comment Organiser Un Job Dating A Distance Mise En Avant

Les prérequis du job dating à distance

Définition

Le job dating est fondé sur les mêmes principes que pour un speed dating amoureux. C’est une rencontre minutée entre un recruteur et un candidat, qui oscille le plus souvent entre 10 et 15 minutes. Ce laps de temps permet de qualifier rapidement le candidat et d’en rencontrer une trentaine, lors d’une journée intensive de recrutement. Cette efficacité fait du job dating la méthode de prédilection dans les secteurs qui ont besoin de recruter en masse et, en temps normal, pour recruter des emplois saisonniers. Habituellement, le job dating est un véritable événement RH qui se déroule dans une salle, le plus souvent lors d’un salon professionnel. Avec les outils numériques, nous pouvons recréer un job dating sans rencontrer physiquement les personnes. Notre tutoriel va vous permettre de : 

  • faire la connaissance des candidats à distance ;
  • rationaliser l’étape de qualification des candidats ;
  • de passer un maximum d’entretiens en un minimum de temps.

Les outils

Pour mettre en place ce job dating virtuel, vous devez, au préalable, vous équiper d’outils digitaux et les paramétrer. Votre site web va être la pierre angulaire de ce processus de recrutement. Vous pouvez utiliser :

  • votre site carrière, si vous possédez un site dédié au recrutement et connecté à votre logiciel ATS ;
  • une page du site internet de votre entreprise, si elle ne possède pas de site dédié au recrutement.

Il faudra y installer une solution de planification de rendez-vous. Il existe de nombreux outils disponibles en ligne et facilement intégrables à votre site internet. 

  • Calendly
  • Google Agenda : ceci est possible si on dispose d’un compte professionnel fourni dans G Suite.
  • Agendize
  • Schedule Once
  • SuperSaas

Un formulaire permettra de collecter les informations et le CV du candidat, en amont du rendez-vous :

  • Google Forms : Permet de créer facilement un formulaire et de l’insérer sur un site internet en iframe. Google Forms nécessite de disposer d’un compte Google. À noter : si vous créez un formulaire avec un champ pour importer un fichier, tel qu’un CV, il n’est pas possible de l’insérer dans un site internet. Vous pouvez alors partager le lien de votre formulaire en l’envoyant par mail, par exemple. Les candidats qui répondront à votre formulaire pourront alors importer leur CV. Lorsque quelqu’un crée un formulaire avec un champ pour importer un fichier, un dossier est alors créé dans le Google Drive de la personne qui a créé le formulaire. Les fichiers envoyés via Google Forms arrivent directement dans ce dossier. Les candidats doivent avoir, eux aussi, un compte Google pour importer des fichiers via Google Forms. 
  • Typeform : Permet également de créer un formulaire et de l’insérer dans un site internet. Il est nécessaire de se créer un compte pour créer un formulaire. Avec la formule gratuite de Typeform, il est possible de créer un formulaire et de l’insérer dans un site internet. Cependant, il est nécessaire de passer par une formule payante, pour insérer un formulaire comportant un champ pour importer un fichier. 

Une fois les candidatures collectées, il vous faudra un moyen de communication pour échanger avec les candidats le jour J : 

  • Téléphone  
  • Entretien sous forme de vidéo : certains outils simples ne demandent pas de création de compte ou de téléchargement de logiciel par le candidat. Exemples : Whereby, Google Meet, Visiotalent.

L’organisation du job dating à distance

La préparation du contenu de l’entretien

Pour être efficace et tenir dans les 10-15 minutes, il est nécessaire de préparer le déroulé des entretiens et les questions à poser aux candidats. Vous pourrez, ensuite, afficher les questions sur votre site, afin que le candidat prépare ses réponses avant le rendez-vous. C’est primordial afin de ne pas perdre de temps durant les entretiens qui sont minutés. Vous pouvez orienter l’entretien en posant des questions au candidat sur sa personnalité, ses compétences liées au poste et sur les motivations qui le poussent à postuler dans votre entreprise. Je vous invite également à consulter notre article sur les questions à poser à un candidat en entretien de recrutement

La mise en place sur le site internet

Mettez en avant le fait que vous organisez un job dating à distance

Informez vos candidats que vous organisez un job dating à distance. C’est-à-dire, qu’il se déroulera par téléphone ou sous forme d’entretien vidéo. Vous pouvez mettre en avant cet événement sur votre site internet ou sur votre site carrière, si vous êtes équipé d’un logiciel ATS vous permettant de vous créer un site carrière. 

Capture Ecran Presentation Job Dating Mise En Avant
Exemple de site carrière fait avec We Recruit pour mettre en avant un job dating à distance.

Expliquez le principe de votre job dating à distance 

Expliquez à vos candidats comment va se dérouler le job dating, sur la page dédiée de votre site. Informez-les sur le jour, l’heure, la durée de l’entretien pour chaque candidat. Dites-leur si cela va se passer par téléphone ou sous forme de visioconférence. Si les candidats doivent vous joindre par téléphone, n’oubliez pas de leur indiquer un numéro. Enfin, expliquez-leur le procédé pour s’inscrire au job dating. 

Capture Ecran Principe Mise En Avant

Proposez des créneaux horaires à vos candidats 

Une fois que vous avez expliqué aux candidats les modalités du job dating, proposez-leur des créneaux horaires pour qu’ils puissent s’inscrire. Définissez l’amplitude horaire sur laquelle vous serez disponible et les différents créneaux horaires auxquels les candidats peuvent s’inscrire. Vous pouvez le faire grâce aux outils proposés précédemment. 

Nous allons prendre l’exemple de Calendly, qui est un outil permettant de faciliter la prise de rendez-vous et qui se synchronise avec votre agenda Google. Pour cela, il suffit de vous créer un compte sur Calendly. Si vous avez un agenda Google, alors, Calendly vous proposera directement de se synchroniser avec celui-ci. Pour l’installer sur votre site, c’est très simple, il suffit de paramétrer les horaires, puis de choisir le mode iframe. Calendly va vous fournir un bout de code à copier-coller sur votre site dans un bloc i-frame. Et c’est tout ! Il n’est pas nécessaire de savoir coder. Vous pouvez également demander un coup de main auprès de l’équipe digitale de votre entreprise.

Capture Ecran Iframe Calendly
Module du site carrière permettant de copier-coller le contenu d’un code iframe, obtenu sur Calendly.
Capture Ecran Choix Creneau Mise En Avant
Exemple avec l’outil Calendly pour choisir un créneau horaire pour le job dating

Selon la capture d’écran ci-dessus, pour choisir un créneau horaire, le candidat doit : 

  1. Choisir la date (ici, une seule date est possible)
  2. Choisir le créneau horaire 
Capture Ecran Confirmer Creneau Mise En Avant

Ensuite, une fois que le candidat a confirmé le créneau horaire, il doit indiquer les informations suivantes :

  1. Son nom
  2. Son adresse e-mail 
  3. Partager des informations avec vous, s’il le souhaite
Capture Ecran Bouton Confirmer

Enfin, il doit cliquer sur “Confirmer l’événement”.

Une fois qu’il a cliqué sur ce bouton, le recruteur reçoit un mail qui l’informe qu’un candidat s’est inscrit sur un créneau horaire. Cela se met automatiquement dans son agenda.

Collectez les informations du candidat

Une fois que le candidat a choisi son créneau horaire, il faut qu’il clique sur le bouton “Finalisez votre inscription”, pour pouvoir passer à l’étape suivante. 

Capture Ecran Finaliser Inscription Mise En Avant

Il arrive sur une page pour finaliser son inscription au job dating. Sur cette page, vous pouvez lui indiquer les informations pratiques. Cela peut être le numéro de téléphone à appeler à l’heure du rendez-vous, ou bien, un lien pour l’entretien vidéo. Vous pouvez également informer le candidat que vous lui enverrez ce lien quelques minutes avant le rendez-vous, si vous ne souhaitez pas l’indiquer directement. C’est sur cette page que vous pourrez lui communiquer les questions qui seront posées au cours de l’entretien.

Capture Ecran Finalisation Inscription Mise En Avant

Ensuite, le candidat est amené à remplir un formulaire pour envoyer son CV.

Capture Ecran Remplir Formulaire Mise En Avant
Exemple de formulaire fait avec Typeform

Pour construire votre formulaire, vous pouvez indiquer plusieurs champs à remplir par le candidat, tels que :

  • Le nom
  • Le prénom
  • L’adresse e-mail
  • L’heure du rendez-vous 
  • Le dépôt du CV

Une fois que le candidat a fini de remplir le formulaire, il doit cliquer sur le bouton “Envoyer”.

Capture Ecran Bouton Envoyer

Le recruteur va recevoir un mail avec les informations collectées. Toutefois, il ne faut pas oublier de cocher la case pour recevoir une notification par mail, lors du paramétrage de Typeform.

Pour installer le formulaire sur votre site, c’est le même principe que pour le calendrier. Vous pouvez passer par l’iframe et faire un copier-coller du code. Vous pouvez encore faire appel à l’équipe digitale de votre entreprise, si besoin.

Capture Ecran Iframe Typeform
Module du site carrière permettant de copier-coller le contenu d’un code iframe, obtenu sur Typeform.

La communication sur le job dating

Une fois que tout est prêt sur votre site, il est important de communiquer sur différents supports, afin de faire connaître le job dating auprès d’un maximum de candidats. Vous pouvez, tout d’abord, relayer l’événement via les réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Twitter, etc…). Vous pouvez également envoyer l’information par mail à une liste de diffusion, comme des partenaires institutionnels, ou encore, des écoles proposant des formations en rapport avec votre secteur d’activités. Vous pouvez également le renseigner dans votre signature mail et communiquer dans la presse.

Le déroulement le jour J

Le jour J, il est important que vous réussissiez à tenir les 10-15 minutes prévues par entretien. Certains logiciels peuvent vous aider à vous organiser, durant le job dating. Vous pouvez vous équiper d’un outil, pour collecter les impressions par candidat. En effet, les entretiens vont s’enchaîner rapidement et vous n’aurez pas le temps de noter vos remarques entre chaque entretien. Il est donc conseillé d’avoir un logiciel ouvert à côté de vous, sur lequel vous pourrez ajouter vos remarques, en même temps que l’entretien. Privilégiez un outil qui vous permet également de recontacter les candidats, dès le lendemain. Certains outils, comme un logiciel ATS, vous permettent de créer des modèles d’e-mails et de programmer leur envoi. We Recruit est un exemple d’ATS qui vous permet de le faire.  

Le traitement des candidatures

Suite à la session du job dating, il est important de recontacter rapidement tous les candidats. Vous allez devoir faire vite pour confirmer les bons profils, avant qu’ils ne partent à la concurrence. Vous allez également devoir refuser des candidats. Pour cela, vous pouvez vous doter d’un logiciel de recrutement, tel que We Recruit, pour automatiser les réponses. Vous pourrez créer un modèle d’e-mail pour sélectionner des candidats, et un autre pour refuser des candidats, puis programmer les envois. Un tel outil vous permet de vous libérer du temps, sur les tâches opérationnelles, et de réorganiser, au plus vite, une nouvelle session de job dating, si vous n’avez pas obtenu assez de candidatures qualifiées lors de la première.

Découvrez We Recruit, un ATS qui vous permet de vous créer un site carrière et de communiquer sur vos événements de recrutement

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